La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de los datos personales realizado por la FUNDACIÓN AMANCIO ORTEGA GAONA (en adelante, la “FAOG”) en el marco del Programa de Becas que organiza cada año (en adelante, el “Programa”), con la finalidad de facilitar a los/las participantes y a sus progenitores, tutores, y representantes legales, información clara, completa y específica sobre el tratamiento de sus datos personales durante las distintas fases del Programa.
Esta Política debe leerse conjuntamente con las Bases de participación del Programa (en adelante, las “Bases”), el Acuerdo de participación (en adelante, el “Acuerdo”) que, en su caso, se suscriba tras la adjudicación de la beca, y el Aviso de Privacidad disponible en el Sitio Web: https://becas.faortega.org/privacidad/
En caso de contradicción entre esta Política específica y el Aviso de Privacidad del Sitio Web, prevalecerá esta Política respecto de los tratamientos vinculados específicamente al Programa de Becas, sin perjuicio de que el Aviso de Privacidad del Sitio Web resulte aplicable con carácter complementario en aquello que no se regule expresamente en el presente documento.
El responsable del tratamiento de los datos personales tratados en el marco del Programa de Becas es:
La FAOG tratará los datos personales de los/las participantes, de sus progenitores, tutores o representantes legales y, cuando resulte necesario para aplicar los criterios de valoración previstos en las Bases, de los miembros computables de la unidad familiar.
La FAOG tratará los datos personales con la finalidad de gestionar la convocatoria, inscripción, revisión de requisitos, subsanación documental, valoración académica y económica, pruebas de idioma, cuestionario de habilidades y competencias personales, entrevista personal, adjudicación de becas, gestión de sustituciones o reemplazos de los/as becados/as, comunicaciones con los participantes, resolución de incidencias o reclamaciones, documentación del proceso de selección, administración de la beca, seguimiento institucional del Programa y cumplimiento de las obligaciones legales que resulten aplicables.
Los datos solicitados durante el proceso de inscripción y selección son necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos de participación y aplicar los criterios de valoración establecidos en las Bases.
La aportación de datos económicos, fiscales y familiares tiene por finalidad calcular la renta per cápita familiar y aplicar los criterios de valoración económica establecidos en las Bases. Cuando sea necesario acreditar una situación de separación, divorcio, custodia, familia monoparental o análoga, deberá aportarse únicamente la documentación estrictamente necesaria para determinar la unidad familiar computable, la guarda o custodia y la representación legal del/de la participante, debiendo ocultarse o tacharse la información no necesaria para dicha finalidad, como pactos patrimoniales, información no relevante sobre vivienda, datos de terceros, detalles de régimen de visitas, información sanitaria u otros extremos ajenos a la valoración de la candidatura.
La fase de entrevista personal y el vídeo de presentación tienen por finalidad permitir que un equipo humano valore aspectos personales, competenciales y motivacionales relevantes para la adecuada participación en una estancia académica internacional de larga duración, tales como madurez, autonomía, responsabilidad, motivación, capacidad de comunicación, adaptación a nuevos entornos, convivencia, habilidades sociales e idoneidad general para afrontar el Programa. La valoración será realizada por personas designadas por la FAOG o por colaboradores autorizados, conforme a criterios previamente definidos y documentados. La selección no se basará en decisiones exclusivamente automatizadas ni en perfilados automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al/a la participante en el sentido del artículo 22 del Reglamento (UE) 2016/679 (en adelante, el “RGPD”).
La FAOG podrá tratar los datos identificativos y de contacto de los/las participantes que hayan resultado becados/as, con la finalidad de informarles sobre la posible incorporación a la comunidad Alumni del Programa y remitirles, en su caso, una invitación o enlace para solicitar voluntariamente el alta en la plataforma correspondiente. La incorporación efectiva a la comunidad Alumni, la creación o activación del perfil y la eventual visibilidad de datos frente a otros miembros de la comunidad requerirán, en todo caso, la autorización expresa y específica del/de la participante sin que la falta de autorización tenga consecuencia alguna sobre la beca ni sobre la participación en el Programa.
La FAOG podrá obtener los datos personales:
Cuando el/la participante o sus progenitores, tutores o representantes legales aporten datos personales de terceros, deberán asegurarse de que dichos datos son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad correspondiente, y de que los terceros afectados han sido informados, cuando proceda, de la comunicación de sus datos a la FAOG para las finalidades previstas en esta Política.
La FAOG tratará únicamente los datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para cada fase del Programa. No obstante, atendiendo a la naturaleza del Programa, y sin ánimo de exhaustividad, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:
La FAOG no solicita que los/las participantes incluyan en formularios, campos libres, vídeos o entrevistas información relativa a salud, discapacidad, diagnósticos médicos, tratamientos, ideología, religión, creencias, origen racial o étnico, orientación sexual, vida sexual, afiliación sindical, ni otras categorías especiales de datos personales. Si el/la participante o sus progenitores, tutores o representantes legales consideran necesario comunicar alguna circunstancia personal relevante para adaptar pruebas, entrevistas o actividades, deberán hacerlo a través del canal específico que habilite la FAOG. Dicha información se tratará de forma separada, con acceso restringido y únicamente para valorar o aplicar, en su caso, las adaptaciones razonables que procedan.
Una vez seleccionado/a el/la participante para ser beneficiario/a de la beca, la determinación, solicitud y tratamiento de los datos de salud, discapacidad, necesidades de adaptación u otras circunstancias especialmente sensibles que puedan resultar necesarios para la organización y ejecución de la estancia corresponderán, en su caso, a la agencia de servicios responsable de la gestión del Programa en destino o de los servicios asociados (en adelante, la “agencia de servicios”), actuando bajo su propia responsabilidad y conforme a su propia información de protección de datos. La FAOG no accederá a dichos datos ni los recibirá, salvo que resulte estrictamente necesario para una finalidad concreta vinculada a sus funciones y exista una base jurídica adecuada para ello.
Con carácter general, la FAOG no comunicará ni compartirá con terceros datos de salud u otras categorías especiales de datos personales de los/as participantes. En particular, la información de esta naturaleza que pueda resultar necesaria para la organización de la estancia, la gestión de seguros, la aceptación por centros educativos, familias anfitrionas u organizaciones locales, la atención de necesidades médicas o de accesibilidad, o la gestión de incidencias y emergencias, deberá ser facilitada directamente por el/la participante y, en su caso, por sus progenitores, tutores o representantes legales, a la agencia de servicios.
En los supuestos excepcionales en que la FAOG deba tratar categorías especiales de datos, dicho tratamiento se realizará con acceso restringido al personal que deba conocerlos por razón de sus funciones y con medidas reforzadas de confidencialidad, seguridad, conservación limitada y separación funcional respecto del resto del expediente.
La falta de aportación de datos de salud, discapacidad, necesidades de adaptación o circunstancias especialmente sensibles que sean objetivamente imprescindibles para valorar la participación en el Programa o la adopción de adaptaciones razonables durante las fases de candidatura y selección, podrá impedir la valoración completa de la candidatura o la adopción de las medidas solicitadas. Una vez seleccionado el/la participante, la falta de aportación a la agencia de servicios de este tipo de datos u otros exigidos por el programa académico internacional, autoridades, centros educativos, aseguradoras, familias anfitrionas, entidades colaboradoras o demás intervinientes necesarios podrá impedir la aceptación del/de la participante en el país de destino o la correcta ejecución de la estancia, con las consecuencias previstas en el Acuerdo y en las Bases.
La FAOG tratará los datos personales conforme a las bases jurídicas que resulten aplicables en cada caso, en función de la finalidad concreta del tratamiento:
a) La gestión de la inscripción, revisión de requisitos, valoración de la candidatura, realización de pruebas, entrevistas, adjudicación de becas, comunicaciones con participantes, gestión de renuncias, bajas o vacantes, formalización de documentos y tramitación general de la participación en el Programa se basa en la gestión de la solicitud de participación, la aplicación de las Bases de participación y, cuando proceda, la ejecución de la relación jurídica derivada de la adjudicación de la beca, conforme al artículo 6.1.b) del RGPD.
b) La verificación de la exactitud de la información aportada, la prevención de errores, fraudes o duplicidades, la trazabilidad del proceso, la objetividad de la selección, la documentación de la adjudicación, la conservación de evidencias, la gestión de incidencias, la defensa de derechos e intereses de la FAOG y la conservación de datos mínimos con fines históricos, acreditativos o de certificación se basa en el interés legítimo de la FAOG, conforme al artículo 6.1.f) del RGPD.
c) El tratamiento necesario para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades competentes, colaborar con actuaciones de inspección, auditoría o control, cumplir obligaciones fiscales, contables, administrativas o de protección de menores, y atender solicitudes de ejercicio de derechos se basa en el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a la FAOG, conforme al artículo 6.1.c) del RGPD.
d) El tratamiento de imagen, voz y materiales audiovisuales con fines institucionales o divulgativos, la eventual incorporación a la comunidad Alumni, y cualesquiera otros tratamientos no necesarios para la participación en el Programa se basarán en el consentimiento específico del interesado, conforme al artículo 6.1.a) del RGPD.
e) Cuando resulte necesario tratar datos relativos a salud, discapacidad, necesidades de adaptación u otras categorías especiales de datos personales, la FAOG lo hará únicamente cuando concurra una de las condiciones previstas en el artículo 9.2 del RGPD, en particular el consentimiento explícito del interesado; la protección de intereses vitales en situaciones de emergencia; la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones; o cualquier otra base habilitante que resulte aplicable.
f) La utilización de cookies técnicas o estrictamente necesarias en el Sitio Web o plataforma de inscripción se basará en la necesidad de garantizar el funcionamiento, seguridad y trazabilidad de dichos servicios. El uso de cookies no necesarias se basará en el consentimiento del usuario, prestado a través del banner o panel de configuración de cookies correspondiente.
La FAOG no comunicará datos personales a terceros salvo cuando exista base jurídica suficiente, sea necesario para gestionar el Programa o resulte obligatorio conforme a la normativa aplicable.
Los datos podrán ser tratados, en su condición de encargados de tratamiento, por proveedores tecnológicos, prestadores de servicios de soporte, entidades evaluadoras, colaboradores, entrevistadores, monitores en las jornadas que se organicen, profesionales de apoyo, prestadores de servicios documentales u otros encargados del tratamiento que intervengan por cuenta de la FAOG en la gestión del Programa, siempre bajo contrato y con las garantías exigidas por la normativa aplicable, con la finalidad de tramitar y controlar el buen desarrollo y ejecución del Programa y prestar servicios de soporte informático y/o alojamiento de datos. El acceso a la información se limitará a las personas que deban conocerla por razón de sus funciones y se aplicarán medidas técnicas y organizativas adecuadas, especialmente por tratarse de datos de menores y por incluir datos económicos, familiares, académicos, vídeos, valoraciones personales y documentación acreditativa.
Cuando un proveedor trate datos personales para sus propias finalidades o determine los fines y medios del tratamiento, actuará como responsable independiente. En particular, como se ha señalado, en caso de que el/la participante resulte seleccionado/a, la adjudicación y disfrute efectivo de la beca quedarán condicionados a su aceptación en el programa académico internacional de Canadá o Estados Unidos, según corresponda, y a la preparación, tramitación y ejecución de la estancia académica internacional. Para ello intervendrá la agencia de servicios que resulte designada por la FAOG para el destino y participante asignados.
La agencia de servicios es la que en base a su experiencia determinará qué datos necesita para la gestión de la beca a partir de esta fase, por lo que actuará como responsable independiente del tratamiento respecto de los datos personales necesarios para preparar, tramitar, ejecutar, seguir y cerrar la estancia internacional. La agencia de servicios podrá tratar, bajo su propia responsabilidad, los datos y documentos necesarios para la gestión del expediente personal, académico, administrativo y, cuando proceda, sanitario del/de la estudiante; la aceptación por centros educativos, distritos escolares o entidades equivalentes; la tramitación de visados o permisos de estudiante; la asignación de familia anfitriona; la contratación o gestión de seguros; la organización de viajes y desplazamientos al extranjero así como a las correspondientes oficinas consulares y/o embajadas; el seguimiento académico, personal y de convivencia durante la estancia; la gestión de incidencias, cambios de familia o centro, bajas, retornos anticipados y convalidación de estudios; así como las comunicaciones necesarias con estudiantes, progenitores, tutores o representantes legales, autoridades, consulados, embajadas, centros educativos, familias anfitrionas, aseguradoras, agencias, entidades colaboradoras y demás intervinientes en España, Canadá y Estados Unidos. Cuando dichas comunicaciones impliquen transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo, la agencia de servicios deberá cumplir los artículos 44 a 49 del Reglamento (UE) 2016/679 y utilizar el mecanismo jurídico que corresponda en cada caso, informando directamente al/a la estudiante y a sus progenitores, tutores o representantes legales.
La agencia de servicios informará directamente al/a la estudiante y a sus progenitores, tutores o representantes legales sobre los datos y documentos que deban aportarse para la estancia, las finalidades de sus tratamientos, sus bases jurídicas, destinatarios, transferencias internacionales, garantías aplicables, plazos de conservación, derechos y demás circunstancias señaladas en los artículos 13 y 14 del RGPD. El/la estudiante y sus progenitores, tutores o representantes legales deberán facilitar directamente a la agencia de servicios la documentación que esta solicite y que resulte necesaria para la estancia internacional.
La FAOG no accederá a datos recabados por la agencia de servicios ni los recibirá, salvo que resulte estrictamente necesario para una finalidad concreta vinculada a sus funciones y exista una base jurídica adecuada para ello. La FAOG únicamente comunicará a la agencia de servicios concreta que vaya a gestionar efectivamente la participación del/de la participante los datos identificativos y de contacto estrictamente necesarios para identificarlo/a e iniciar la relación operativa con dicha agencia para la preparación, tramitación y ejecución de la estancia académica internacional.
Los derechos relativos a tratamientos realizados por la agencia de servicios asignada como responsable independiente deberán ejercitarse directamente ante dicha entidad, a través de los datos de contacto que esta facilite, sin perjuicio de que la FAOG pueda colaborar en la correcta canalización de las solicitudes cuando proceda.
Por último, la FAOG podrá comunicar datos personales a autoridades administrativas, judiciales, fiscales, policiales, organismos públicos, autoridades de control, auditores, asesores profesionales, entidades aseguradoras o cualesquiera otros terceros cuando dicha comunicación sea necesaria para cumplir una obligación legal aplicable a la FAOG, atender un requerimiento válido de una autoridad competente, colaborar con actuaciones de inspección, auditoría o control, acreditar el cumplimiento de las obligaciones asumidas en el marco del Programa, o formular, ejercitar o defender reclamaciones, derechos o intereses legítimos de la FAOG, de los/las participantes o de terceros. En todo caso, la comunicación se limitará a los datos estrictamente necesarios para la finalidad correspondiente y se realizará conforme a la normativa aplicable.
Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para gestionar el proceso de selección, documentar la adjudicación de las becas, tramitar la participación en el Programa, resolver incidencias, reclamaciones o responsabilidades y cumplir las obligaciones legales aplicables.
En particular, se aplicarán los siguientes criterios de conservación:
Durante el proceso de selección, entrevistas, pruebas, jornadas, actividades preparatorias y, en caso de resultar seleccionado/a, durante la ejecución del Programa, la FAOG podrá captar y tratar imágenes, voz, vídeos, fotografías, testimonios o materiales audiovisuales del/de la participante.
Este tratamiento tendrá como finalidad documentar el desarrollo del Programa de Becas, elaborar materiales institucionales, comunicar actividades de la FAOG, difundir experiencias de los participantes, preparar memorias, presentaciones, publicaciones, notas de prensa, contenidos para el Sitio Web, redes sociales y demás canales corporativos de la FAOG, así como promover los fines fundacionales vinculados al Programa.
La FAOG no utilizará imágenes, vídeos o grabaciones que puedan afectar negativamente a la dignidad, honor, intimidad, seguridad o derechos del/de la participante, ni difundirá contenidos vinculados a incidencias personales, información de salud, circunstancias familiares, datos especialmente protegidos o situaciones que puedan resultar descontextualizadas o perjudiciales.
En el caso de que en las mencionadas imágenes se reproduzcan, o de cualquier otro modo en el marco del Programa, se faciliten por el/la candidato/a y/o sus representantes legales, datos personales de terceros, aquellos garantizan haber informado a tales terceros y haber obtenido de los mismos el consentimiento necesario para su facilitación a la FAOG con las finalidades detalladas en el presente documento, incluyendo la difusión de su imagen. La FAOG se reserva el derecho a requerir a los/as firmantes, cuya documentación aportada incluya el tratamiento de datos de terceros, que acrediten haber cumplido con los requisitos de información y consentimiento anteriormente mencionados.
La base jurídica de este tratamiento será el consentimiento expreso del/de la participante. La prestación de este consentimiento será voluntaria y su negativa no afectará a la participación en el proceso de selección, a la adjudicación ni al disfrute de la beca. El consentimiento podrá retirarse en cualquier momento mediante comunicación dirigida a la FAOG a través de los canales indicados en esta Política de Privacidad. La retirada no afectará a la licitud de los tratamientos realizados con anterioridad. Desde la retirada, la FAOG cesará en nuevos usos y adoptará medidas razonables para retirar los contenidos de los canales bajo su control, sin perjuicio de las limitaciones derivadas de publicaciones ya realizadas, soportes impresos, contenidos compartidos por terceros o canales que no estén bajo control directo de la FAOG.
Cuando las imágenes, vídeos o materiales audiovisuales sean captados por entidades gestoras, centros educativos, familias anfitrionas, organizaciones locales u otros terceros que intervengan en el Programa para sus propias finalidades, dichos terceros podrán actuar como responsables independientes del tratamiento y deberán facilitar, cuando proceda, la información y autorizaciones que resulten aplicables conforme a su propia política de privacidad.
El Sitio Web de la FAOG, los formularios y, en su caso, la plataforma de inscripción del Programa, podrán utilizar cookies, identificadores online, píxeles, almacenamiento local u otras tecnologías similares.
Estas tecnologías podrán utilizarse para finalidades técnicas o necesarias, tales como permitir la navegación, mantener la sesión del usuario, recordar configuraciones esenciales, garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir errores, gestionar la candidatura, conservar evidencias de aceptación de documentos y asegurar el correcto funcionamiento del formulario o área privada.
Asimismo, la FAOG podrá utilizar cookies analíticas, de medición, personalización, publicidad comportamental u otras cookies no estrictamente necesarias únicamente cuando el usuario haya prestado su consentimiento a través del banner o panel de configuración de cookies habilitado en el Sitio Web o plataforma correspondiente.
El usuario podrá aceptar, rechazar o configurar las cookies no necesarias a través del panel de configuración correspondiente, así como modificar su elección en cualquier momento. La información detallada sobre las cookies utilizadas, su titularidad, finalidad, duración, terceros destinatarios y forma de configuración se encuentra disponible en la Política de Cookies de la FAOG.
La aceptación de la presente Política de Privacidad específica del Programa no sustituye ni implica la aceptación de cookies no necesarias, que deberá gestionarse separadamente a través del mecanismo descrito.
El/la participante y sus progenitores, tutores o representantes legales deberán garantizar que los datos y documentos aportados son veraces, exactos, completos y actualizados.
Deberán comunicar a la FAOG cualquier modificación relevante de los datos aportados, especialmente cambios de contacto, representación legal, guarda o custodia, circunstancias familiares relevantes, documentación académica, situación que afecte a requisitos de participación, datos de emergencia, o circunstancias que puedan afectar a la seguridad, salud o bienestar del/de la candidato/a.
La FAOG podrá solicitar subsanaciones, aclaraciones o documentación adicional cuando resulte necesario para verificar la exactitud de los datos o aplicar correctamente las Bases.
Cuando el/la solicitante o sus progenitores, tutores o representantes legales aporten datos personales o documentación relativa a terceros, declaran que dichos datos son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para las finalidades previstas en las Bases de participación y en la Política de Privacidad específica del Programa. Asimismo, declaran que están legitimados para aportar dicha información y que, cuando resulte procedente, han informado a los terceros afectados de la comunicación de sus datos a la FAOG, de las finalidades del tratamiento y de la posibilidad de ejercitar sus derechos conforme a lo previsto en la Política de Privacidad específica del Programa. En caso de que la aportación de determinados datos requiera el consentimiento del tercero afectado, los/as firmantes declaran haberlo obtenido previamente.
Los/as interesados/as disponen de una serie de derechos en relación con los datos personales que la FAOG trata sobre ellos/as. En particular, podrán dirigirse a la FAOG con el fin de ejercitar los siguientes derechos:
Los/las participantes y sus progenitores, tutores o representantes legales podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar los consentimientos otorgados cuando el tratamiento se base en consentimiento, dirigiéndose a la FAOG en datos@becas.faortega.org o en la dirección Cantón Grande nº 4, C.P. 15003, A Coruña. También podrán presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
La FAOG podrá actualizar esta Política de Privacidad específica para adaptarla a cambios normativos, criterios de autoridades de control, modificaciones del Programa, cambios en proveedores, entidades gestoras, herramientas tecnológicas, finalidades, bases jurídicas, destinatarios o cualquier otro aspecto relevante del tratamiento.
Cuando las modificaciones sean sustanciales, la FAOG informará a los interesados por los medios razonablemente disponibles y, cuando proceda, solicitará nuevamente la aceptación o el consentimiento específico que resulte necesario.
La versión aplicable será la vigente en el momento de presentación de la candidatura, sin perjuicio de las actualizaciones que deban comunicarse durante el desarrollo del Programa.